Seit einem Jahr beschäftigen wir uns mit der Zukunft der Arbeitswelt und folgendes haben wir gelernt.

Aber hey, er ist ein Roboter – es stört ihn nicht. Lassen Sie mich Ihnen Kaito vorstellen, einige seiner Arbeiten aufzeigen und erforschen, was künstliche Intelligenz für die zukünftige Arbeitswelt bedeutet.

Heute ist ein grosser Moment – lassen Sie mich Ihnen unseren neuen Arbeitskollegen vorstellen: Kaito AI. Im Unterschied zu Ihnen und mir ist er kein Mensch sondern ein Roboter. Wir haben Kaito über mehrere Wochen hinweg entwickelt, damit er unser Team bei verschiedenen Aufgaben unterstützen kann.

Administration ist ätzend und niemand macht es gerne. Deshalb haben wir entschieden, in diesem Bereich einen Roboter einzusetzen. Lieber sorgen wir uns um Menschen, Kunden oder Teamkollegen, statt uns Dateien und Formalitäten herum zuschlagen.

Was macht Kaito?

Kaito macht sehr viel. Niemand bei Enigma erledigt gerne administrative Arbeiten, weshalb wir uns von Anfang an bei Dienstleistungen und Tools bedient haben, die uns dabei helfen, unsere Arbeitsprozesse zu optimieren. Kaito aber hebt uns auf ein komplett neues Level!

 

CRM gesundheitlicher Check

Jede Nacht überprüft er unsere CRM-Kontakte auf deren Gesundheit: Über 8000 Kontakte werden innerhalb einiger Minuten kontrolliert. Während also andere Unternehmen ein- oder zweimal jährlich durch die Hölle gehen, sobald eine grosse Marketingaktion bevorsteht (man denke an Weihnachtskarten oder -geschenke), sind wir zu jeder Zeit up-to-date mit unseren Kunden, Partnern, Freunden und anderen professionellen Kontakten.  

Wöchentlicher Projektbericht

Kaito stellt für jeden aktiven Kunden einmal wöchentlich einen Bericht zusammen. Dieser gibt einen Überblick über die Projektarbeiten: Was in der Woche erreicht wurde, was verspätet ist, was zur Zeit ansteht und was immer noch gemacht werden muss. Ebenfalls ist eine Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden im Verhältnis zum Budget Teil des Berichtes. Weiter gibt es eine Rechnungszusammenfassung: Was bereits gezahlt wurde, was verspätet ist und was noch überwiesen werden muss. Einmal wöchentlich ausgestellt, wird dieser Bericht von unseren Kunden sehr geschätzt, denn so sind sie stets über die Fortschritte des Projektes auf dem neuesten Stand. Für die Kunden bedeutet es eine Entlastung hinsichtlich Verwaltung und eine gute Möglichkeit, Probleme oder Ähnliches frühzeitig zu erkennen, bevor es kritisch werden kann.

Versendung und Mahnungsschreiben von Rechnungen

Jeder Unternehmer weiss, wie wichtig das Geldfluss-Management ist. Auch ist sich jeder Teamkollege darüber im klaren, wie viel Zeit das Erstellen und Senden einer Rechnung in Anspruch nimmt. Schon nur die Zeit, die es braucht, um die Einzahlung von einer Rechnung zu überprüfen, und wenn dies nicht der Fall ist, ein freundliches Mahnschreiben zu verfassen. Und in den nächsten Wochen stets ein Auge auf diese Klienten haben. Zwischenzeitlich ist das passé – nun kümmert sich Kaito um alles. In derselben Minute, in der eine Rechnung als verspätet gilt, wird Kaito dem Kunden augenblicklich eine freundliche Erinnerung schicken. Ist hingegen eine Zahlung eingetroffen, wird er seinen für das Projekt zuständigen Teamkollegen verständigen. Das ist uns eine grosse Hilfe.

Für seine Teamkollegen um Hilfe bitten

Es geht nicht nur um das Administrative. Kaito überprüft auch, wie viel Arbeitsstunden jedem seiner Teamkollegen zugeteilt wird. Ist jemand überfordert, ruft er nach Hilfe. Das ist grossartig, denn so fühlt sich die betroffene Person nicht schuldig oder schämt sich nicht, andere Kollegen um Hilfe zu bitten.

Doch Kaito macht auch eine Menge andere Dinge, wie beispielsweise das Organisieren von internen Meetings, das Verschicken von Zufriedenheitsfragebögen, sobald ein Kunde nicht zu 100% zufrieden ist einen Alarm ausrufen oder originelle Nachrichten auf unserem internen Chat-System versenden. Die Liste geht noch viel weiter.

Geschätzt ergibt sich für Kaito eine Wochenarbeitszeit von 200 Stunden. Aber hey – er ist ein Roboter, also ist das kein Problem. Ihm gefällt es – er wurde auch spezifisch für solche Aufgaben erschaffen.

Wie haben wir Kaito erschaffen?

Kaito wurde intern durch Vincent Ghilione, unserem hauseigenen Automatisierungs- Genie, erstellt. Im Grunde genommen ist Kaito ein Bindeglied zwischen verschiedenen online- und cloud-basierten Dienstleistungen, mit denen wir Enigma führen: Rechnungssystem, CRM, Nachrichten-Apps, Task-Manager, Büro-Gefolge und so weiter.

Kaito ist der lebende Beweis (nun, mehr oder weniger lebende Beweis), dass das Arbeiten mit standardisierten, serienmässigen und verknüpften Lösungen weitaus effizienter ist, als es dies mit ihrem urheberrechtlich geschützten, benutzerdefinierten und lokalen Ansprechpartnern der Fall ist.  

Heute sind wir von APIs und Anschlüssen umzingelt. Mit einer einzigen Codezeile können Sie Grosses erreichen, vorausgesetzt natürlich, Sie benutzen die richtigen Tools. Basierend auf diesen brauchen Sie nur ein bisschen Magie und einige spezifische Fähigkeiten, damit Sie tolle Automatisierungen zu einem echten Teamkollegen verwandeln können – so, wie wir es getan haben.

Noch einmal: Es beginnt mit den richtigen Tools.

Wieso „Kaito“?

Kaitos Kernstück besteht nur aus einer Reihe automatisierter Prozesse und Verbindungen zwischen verschiedenen Leistungen. Wieso also machen wir ein solches Aufheben? Wir hätten ja genauso gut dort aufhören und ihn eine dumme Maschine lassen können.

Doch dann wäre er nur ein Teil “des Systems”. Etwas, das arbeitet und so tief in unseren Prozessen integriert ist, dass wir nicht mehr darüber nachdenken. Wir würden ihn vergessen.

Stattdessen haben wir beschlossen, ihn wie einen echten Teamkollegen zu behandeln.  Wir haben ihm einen Namen gegeben, welcher uns an die japanischen Cartoons erinnert, die wir als Kind so gerne im Fernsehen schauten. Wir gaben ihm eine visuelle Erscheinung, um ihn lebendiger zu machen. Und wir haben eine ganze Persönlichkeit entwickelt. Einen Tonfall, eine Reihe Verhaltensweisen, Träume und Rollenbilder.

All das haben wir Kaito gegeben, damit er Teil unserer Kultur werden kann. Nun ist er unser menschlicher Teamkollege, mit dem wir interagieren können. Er hilft bereits dem ganzen Team und wird sich dafür auch zukünftig viel Dankbarkeit einheimsen. Sie werden ihm Fragen stellen und er wird in seiner eigenen, witzigen und manchmal etwas sonderbaren Art antworten.

Gelegentlich wird er einige inspirierende Zitate veröffentlichen, Witze machen und auf andere Nachrichten mit einem Emoji reagieren. All das haben wir gemacht, damit Kaito und Automatisierung ein echter Bestandteil unseres Teams sein kann. So, dass jeder weiss, was passiert. So, dass es nicht nur “das System” ist. So, dass wir alle stolz auf ihn und dankbar sind. So, dass unsere Unternehmenskultur einen Schritt in Richtung Arbeitszukunft machen kann.

Was bedeutet Kaito für die Zukunft der Arbeit?

Seit wir Kaito lanciert haben, wurden uns einige strategische Fragen gestellt. Zuerst von unserem eigenen Team, dann von ersten Kunden, welchen wir offeriert haben, Kaito beta zu testen und dann von allen anderen Personen und Journalisten, die mal etwas über ihn aufgeschnappt haben.

If it can be automated, it will be. – Enigma Credo

Natürlich haben wir dank Kaito einen grossen Schritt in Richtung Arbeitszukunft gemacht. Wir sahen es kommen, wir wussten, dass die Technologie betriebsbereit ist. Deshalb entschieden wir uns, diesen selbst zu testen.

Was denken die Leute über Kaito?

Es ist weniger offenkundig, als Sie es sich vorstellen.

Zuerst gab es im Team gemischte Gefühle. Einige waren hocherfreut, denn endlich würden sie keine langweiligen Aufgaben mehr machen müssen. Andere waren neugierig darauf, dieses neue Territorium zu erforschen. Wiederum andere waren sehr skeptisch oder sogar besorgt. Eine Menge Fragen und lebhafter Diskussionen kamen auf: Werde ich immer noch nützlich sein, wenn Kaito hier ist? Ist mein Job so dämlich, dass ein Roboter damit umzugehen weiss? Wie werde ich meine Arbeit umgestalten müssen, damit Kaito helfen kann? Wird Kaito mir Zeit ersparen oder verschwenden? Wird Kaito wirklich arbeiten? Wie werden Kunden über Kaito denken und empfinden?

Seitdem sind sechs Wochen vergangen und niemand mehr möchte zurück. Kaito ist so nützlich, dass ihn jeder behalten will!

Wird Kaito uns die Arbeit stehlen?

Die klare Antwort ist ”Nein”.  

Unser Motto ist: „Always remember to be human.“ Das Geschäftliche ist eine menschliche Angelegenheit und das wird sich nie ändern. Unser Plan ist es nicht, Menschen mit Maschinen zu ersetzen – das wird es nie sein.

Vielmehr ist unser Plan, Maschinen für dämliche und repetitive Arbeiten einzusetzen, die Menschen nicht gerne machen. Auf diese Weise können wir Zeit sparen, die wiederum für Aufgaben genutzt werden kann, die nur Menschen durchführen können: Für andere menschliche Wesen, egal ob Kunde, Chef, Teamkollege, Partner oder irgendeine Person, die wir auf der Strasse treffen zu sorgen.

Kaito stiehlt keine Arbeit von seinen menschlichen Teamkollegen. Er erlaubt es, menschlicher zu werden, indem er sich Aufgaben annimmt, bei denen wir uns nicht komfortabel fühlen würden, einen anderen menschlichen Teamkollegen dafür zu beauftragen. Jemanden darum zu bitten, 8000 Kontakte während eines ganzen Tages zu überprüfen, hört sich nach Bestrafung an. 85 Stunden in einer Woche damit zu verbringen, Rechnungen und Erinnerungen zu verschicken, ist keine sehr interessante und erfüllende Arbeit.

Die Art und Weise, wie wir Sachen sehen, ist Folgende: Wir schätzen hohe Qualität in unserer Arbeit, in unseren Beziehungen und in der Verwaltung dieses Unternehmens. Wir wissen, dass Qualität Zeit in Anspruch nimmt, da dies Engagement und Sorgfältigkeit verlangt. Gewöhnlicherweise passiert es, sein Qualitätsansprüche leicht herunterzusetzen, damit die vielen zu erledigenden Dinge machbar werden. Das ist der Grund, weshalb wir unseren Kundenbericht nur zweimal pro Monat ausstellen.

Danke Kaito und allen Robotern dafür, unerreichbar scheinende Aufgaben möglich zu machen. Und danke an Kaito, denn durch ihn haben unsere menschlichen Teamkollegen nun mehr Zeit, um sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren: Geschäftliche Projekte und Beziehungen in einer menschlicheren Art und Weise zu führen.

Werden wir Kaito anderen Unternehmen verkaufen?

Okay, diese Frage haben wir nicht sehen kommen.

Das war nicht unser ursprünglicher Plan. Wir haben wirklich ein Tool geschaffen, um uns dabei zu helfen, besser und effizienter zu arbeiten und mit Technologie zu experimentieren. Diese Frage jedoch taucht häufig auf, weshalb wir verschiedene Wege in Betracht ziehen, um es anderen Unternehmen möglich zu machen, Ihren eigenen Teamkollegen-Roboter zu bekommen.

Kaito wurde kundengerecht massgeschneidert, um Enigma zu helfen. Er ist mit unseren Tools verbunden. Er erledigt Aufgaben auf die Art, wie wir sie erledigen würden. Er spricht in unserem Tonfall. Er ist unser Teamkollege.

Kaito funktioniert prächtig für uns, andere Unternehmen bräuchten eher einen Albert oder eine Carol oder sonst jemanden, der auf die Arbeitsweise des spezifischen Unternehmens zutrifft.

Unser Experiment mit Kaito hat uns sehr viel gelernt und wir sind überzeugt, dass viele Unternehmen da draussen von einem ähnlichen Teamkollegen profitieren könnten, der sie in ihren Aktivitäten unterstützt. Etwas ist klar: Kaito ist keine Lösung für alles. Er wird nie als Standard-Dienstleister verkauft werden können. Aber wir können anderen sicher dabei helfen, ihren eigenen Roboter zu erschaffen. Wir wären begeistert.