Über Freiheit und Verantwortung
Bei Enigma wollen wir immer auf dem neuesten Stand zu sein. Wir nutzen immer die aktuellsten Technologien und können so von überall auf der Welt arbeiten. Je flexibler wir als Unternehmen geworden sind, desto weniger passten die klassischen Organisationsstrukturen zu uns. Deshalb sind wir aufgebrochen, um neue Welten zu erkunden, wo wir den perfekten Partner und die richtige Methode für uns gefunden haben.
Von Silos zu Kreisen
Wir arbeiten heute mehr oder weniger wie digitale Nomaden. Die physischen Enigma-Büros in Genf, Bern und Zürich existieren immer noch, doch arbeiten wir meistens aus der Ferne, von zu Hause oder anderswo. Diese moderne Arbeitsweise erfordert auch eine moderne Form der Zusammenarbeit. Früher dachten unsere Teams oft in Silos, Bern vs. Genf, Designer vs. Digital-Team, etc. Um unsere Teamarbeit zu verbessern, mussten wir anfangen, diese Silos aufzubrechen und in Kreisen zu denken.
Aber weshalb Kreise? Auf der Suche nach einem Organisationssystem, das besser zu Enigma passt, stiessen wir auf Peerdom. Peerdom ist ein Tool zur Visualisierung von Organisationsstrukturen, das von Nothing SA entwickelt wurde, als sie mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert waren wie Enigma. Peerdom zeigt auf interaktive, visuelle Art, welche Rollen jede/r Mitarbeiter/in gegenwärtig hat, und es macht deutlich, wer derzeit für was verantwortlich ist. Die einzelnen Rollen sind je nach Aufgabenbereich in verschiedene “Kreise” aufgeteilt, wie beispielsweise HR oder Grafikdesign. In diesem Organisationssystem wird die Arbeit aller Mitarbeitenden durch eine Zusammenstellung dynamischer Rollen und nicht durch eine feste Funktion definiert. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Tätigkeit besser auf ihre individuellen Talente abzustimmen, und dem Unternehmen, von den unterschiedlichen, vielleicht sogar unerwarteten, Fähigkeiten ihrer Angestellten zu profitieren. Ein*e Grafiker*in kann so beispielsweise auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden mitwirken.
Wir haben jedoch gelernt, dass man sein Unternehmen nicht einfach in Peerdom transferieren und erwarten kann, dass man dadurch die sogenannte “Distributed Governance” umgesetzt hat. Distributed Governance bedeutet, dass die Entscheidungen von den Leuten getroffen werden, die direkt an der Durchführung einer Arbeit oder Aktivität beteiligt sind. Dies steht im Gegensatz zu klassischen Organisationsstrukturen, in denen die Entscheidungsgewalt auf verschiedenen Machtebenen in einer Hierarchie verteilt wird. Die Idee ist, dass alle Teammitglieder gleich behandelt werden und im Entscheidungsfindungsprozess eine Stimme und ein Mitspracherecht haben. Wir mussten also umdenken und Enigma neu organisieren. Zu diesem Zeitpunkt kam Paradigm21 dazu.
Veränderungen umsetzen
“Liberating structure by structuring liberty!” – dies ist das Credo von Paradigm21 und beschreibt in einem Satz, worin sie Enigma unterstützen. Paradigm21 begleitet Unternehmen, die ihre Führungsstruktur und ihr Management besser auf ihre Bedürfnisse abstimmen wollen. Dieser Prozess war, und ist immer noch, eine Herausforderung für uns, aber wir haben auch Paradigm21 vor einige Challenges gestellt. Normalerweise führt man solche Veränderungen Schritt für Schritt über eine Zeitspanne von ein bis drei Jahren durch. Wir wollten das ganze aber sehr viel schneller umsetzen.
Mitten in der Corona-Krise hat Paradigm21 schnell eine Online-Trainingsplattform eingerichtet und uns in wöchentlichen Workshops verschiedenen Themen näher gebracht, z.B. wie wir unsere Meetings effizienter gestalten und Entscheidungen durch Konsens treffen können. Die Umsetzung dieser weitreichenden Veränderungen in so kurzer Zeit war eine Herausforderung für unsere Werbeagentur, da dies mehr Unruhe verursacht und weniger Zeit bleibt, um sich an die neue Arbeitsweise unter Distributed Governance zu gewöhnen.
Willkommen in der neuen Welt
Und wie sieht Distributed Governance in der Praxis bei Enigma aus? Wir konnten unsere Prozessabläufe verbessern und unsere Arbeitsweise mit Hilfe von Paradigm21 und dem Einsatz von Peerdom optimieren. Unsere Hierarchie ist flacher geworden, und wir haben jetzt die notwendigen Werkzeuge, damit jede*r Änderungen vorschlagen kann, die von Kollegen im gesamten Unternehmen genehmigt oder wenn nötig angepasst werden. Diese Veränderungen sind Teil eines Prozesses, und wir stehen erst am Anfang. Wir sehen jedoch bereits die ersten Ergebnisse, und zwei grosse Neuerungen, durch die wir uns von der alten Organisationsstruktur lösen, sind bereits Realität geworden.
Unsere langjährigen Teamkollegen Thomas Kendlinger und Emilie Lassausaie übernehmen ab jetzt die Rollen des Lead Link of Operations und des Lead Link of Client Success. Das bedeutet, dass Aufgaben, die früher durch unsere Führungsebene bewältigt wurden, an zuverlässige Mitarbeiter delegiert werden. Im Laufe der Zeit sind die beiden in diese Rollen hineingewachsen, aber erst durch die Neuorganisation waren wir in der Lage, ihnen die Aufgaben und die Entscheidungsbefugnis im jeweiligen Bereich tatsächlich zu übertragen. Dieses Empowerment der Mitarbeiter führt zum Empowerment des gesamten Unternehmens, und das wirkt sich wiederum sehr positiv auf unsere Projekte und Kunden aus. Weitere Veränderungen, Herausforderungen und unerforschte Gebiete erwarten uns in der Zukunft, aber wir sind Enigma, wir sind Entdecker und wir sind bereit für die neue Welt.