Kann man mit Hubspot Rechnungen erstellen?
Hubspot ist bekannt für seine Vielfalt an Funktionen im Bereich des Inbound-Marketings, aber wie sieht es mit der Erstellung von Rechnungen aus? In diesem Artikel werden wir diese Frage beantworten und Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Hubspot für die Rechnungserstellung bietet.
Möglichkeiten der Rechnungserstellung in Hubspot
Zunächst einmal sei gesagt: Ja, mit Hubspot kann man Rechnungen erstellen. Allerdings sind die Möglichkeiten hierzu je nach gewähltem Hubspot-Plan unterschiedlich. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Wege, um Rechnungen in Hubspot zu erstellen:
- Verwendung von externen Tools über Integrations
- Nutzen von Hubspots integrierten Billing-Funktionen (nur im Professional oder Enterprise Plan enthalten)
Integration von externen Tools
Eine Möglichkeit, um Rechnungen mit Hubspot zu erstellen, besteht darin, externe Tools zu verwenden und diese über eine Integration in das System einzufügen. Hierbei handelt es sich meist um separate Rechnungsprogramme, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
Diese Lösungen bieten oft eine größere Auswahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten als die nativen Hubspot-Billing-Funktionen. Sie können dabei beispielsweise auf professionelle Rechnungsvorlagen und praktische Automatisierungsfunktionen zurückgreifen, um eine effiziente Rechnungsstellung sicherzustellen. Der Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass sie eine separate Software benötigen und dafür möglicherweise zusätzliche Kosten entstehen.
Um externe Tools in Hubspot zu integrieren, müssen Sie zunächst den jeweiligen API-Connector einrichten. Hierbei handelt es sich um eine Schnittstelle, die die Kommunikation zwischen Hubspot und dem externen Tool ermöglicht. Über diese können beispielsweise Kundendaten ausgetauscht oder automatische Rechnungsauslösungen auf Basis von bestimmten Aktivitäten eingestellt werden.
Nutzen von Hubspots integrierten Billing-Funktionen
Eine andere Möglichkeit, mit Hubspot Rechnungen zu erstellen, besteht darin, die nativen Billing-Funktionalitäten des Systems zu nutzen. Diese sind allerdings nur in den kostenpflichtigen Professional und Enterprise Plänen verfügbar.
Mit diesen Funktionen können Sie:
- Rechnungen direkt im Hubspot CRM erstellen
- Verschiedene Währungen und Steuerraten verwenden
- Wiederkehrende Rechnungen für Abo-Modelle einstellen
- Ermäßigungen und Gutscheincodes anbieten
- Analysetools zur Auswertung Ihrer Finanzdaten verwenden
Beachten Sie jedoch, dass diese Funktionen nicht so umfangreich sind wie bei dedizierten Rechnungsprogrammen. Außerdem stehen Ihnen weniger Design-Optionen für Ihre Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Dafür haben Sie aber den Vorteil, dass alles zentral innerhalb von Hubspot verwaltet wird und Sie keine separate Software benötigen.
So erstellen Sie eine Rechnung mit Hubspots integrierten Funktionen
Um mit Hubspot eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie zunächst einmal die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Im Folgenden erklären wir Ihnen schrittweise den Prozess zur Erstellung einer Rechnung über das Hubspot CRM:
- Gehen Sie auf Ihren Dashboard und navigieren Sie zu den „Einstellungen“.
- Wählen Sie den Menüpunkt „Billing“ aus.
- Klicken Sie auf „Rechnungen“ und anschließend auf „Neue Rechnung erstellen“.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, wie z.B. den Empfänger der Rechnung (also Ihren Kunden), Ihre Kontakt- und Zahlungsinformationen sowie die zu berechnenden Produkte oder Dienstleistungen inklusive Preise, Mengen und Steuerraten.
- Personalisieren Sie Ihre Rechnung nach Wunsch, beispielsweise durch Anpassung des Designs oder Hinzufügen von Firmenlogo und -farben.
- Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie sie direkt aus dem System heraus als PDF herunterladen, per E-Mail an Ihren Kunden senden oder einen Rechnungslink generieren, den Sie dann weitergeben.
- Überprüfen und verwalten Sie Ihre erstellten Rechnungen im Hubspot-Rechnungsmodul unter „Rechnungen“. Hier können Sie auch offene und bereits bezahlte Rechnungen einsehen.
Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierung bei der Rechnungserstellung
Hubspot bietet Ihnen verschiedene Anpassungsmöglichkeiten, um Ihre Rechnungen individuell zu gestalten. Dazu zählen unter anderem:
- Auswahl verschiedener Layouts und Schriftarten für Ihre Rechnungsvorlagen
- Hinzufügen Ihres Firmenlogos und -farben
- Ändern von Textbausteinen und Fußzeilen
Außerdem können Sie durch die Automatisierung bestimmter Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung Zeit sparen und Fehler minimieren. So können Sie beispielsweise automatische Rechnungen auf Basis von erfolgtem Kontakt- oder Verkaufsaktivitäten erstellen lassen, um den Aufwand für die manuelle Erstellung zu reduzieren.
Fazit: Hubspot kann bei der Rechnungserstellung unterstützen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Hubspot grundsätzlich in der Lage ist, bei der Rechnungserstellung zu helfen. Je nach gewähltem Plan stehen Ihnen entweder externe Tools via API-Integration oder die nativen Billing-Funktionen zur Verfügung. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile, sodass die Wahl je nach Ihren individuellen Bedürfnissen getroffen werden sollte.
Unsere Hubspot Agentur steht Ihnen für weitere Informationen zu diesem Tool zur Verfügung.