14. April, 2016

Future of Work: Enigma verzichtet auf E-Mails

Unzählige Unternehmen werben voller Stolz mit dem Wörtchen „Zusammenarbeit“ für die eigene Sache und die firmeneigenen Werte. Der Haken dabei ist lediglich, dass die Umsetzung dieser Politik meistens viel zu kurz kommt. Wir bei Enigma sind davon überzeugt, dass die Zusammenarbeit nicht nur eine Frage der richtigen Tools ist. Tatsächlich besteht die Herausforderung in der Entwicklung einer echten Kultur der Zusammenarbeit.

In unserem LAB haben wir spezielle Dienste entwickelt, die unseren Kunden bei der Verbesserung der Kollaborationsfähigkeit innerhalb ihrer Unternehmen helfen. Diese Dienste basieren auf unserer einzigartigen Vorgehensweise: Wir haben uns selbst einer Versuchsreihe unterzogen, um Veränderung zu ermöglichen, Hürden zu überwinden und Ergebnisse zu erzielen. Als jüngstes Beispiel dafür steht der Verzicht auf E-Mails, einem überholten und nach unserem Geschmack zu wenig kollaborativen Instrument.

Eines Dezembermorgens im Jahr 2015 eröffnete uns unser Chef Olivier bei seinem Eintreffen mit einem verschmitzten Lächeln: „Ab 2016 haben wir bei Enigma mit E-Mails nichts mehr am Hut“. Die ersten Reaktionen ließen nicht lange auf sich warten. Einige murmelten unter Kopfschütteln: „Das kriegen wir doch nie hin“, während ihre Augen vor Erwartung glänzten. Wieder andere waren wie vom Donner gerührt: nie wieder E-Mails? Aber warum? Und wie?

Wir haben nun März 2016. Seit dem 4. Januar habe ich von unserem Team keine einzige E-Mail mehr erhalten. Nur die eine oder andere Kopie von Nachrichten, die meine Kollegen an Kunden oder Partner geschickt haben. Das Vorhaben ist ein voller Erfolg.

Warum dieser Verzicht auf E-Mails?

Als E-Mails in den 1990er-Jahren zum ersten Mal aufhorchen ließen, handelte es sich um eine echte Revolution: Sämtliche, zuvor schriftlich ausgetauschten Informationen (Post oder Fax) konnten nun übermittelt werden, ohne auch nur den Arbeitsplatz zu verlassen! Doch hat sich durch die elektronische Post lediglich die Art der Zustellung verändert. Und 20 Jahre später wiegen die Mängel dieses Kommunikationsmittels die Vorteile kaum noch auf:


  • Eine E-Mail nützt ausschließlich dem Absender und dem (den) Empfänger(n)

  • Das Verschicken von Kopien ist derart einfach, dass Absender gerne „auf Nummer sicher gehen“ und weit über das Ziel hinausschiessen

  • Das Erstellen von E-Mails erfordert einen Betreff und die Verwendung von Höflichkeitsfloskeln, die nicht von ungefähr an den klassischen Briefverkehr denken lassen

  • Der Austausch via E-Mail führt häufig zu völlig verschachtelten Texten und Firmierungen können gigantische Ausmaße annehmen

  • Es gibt immer jemand, der auf veraltete Nachrichten antwortet, obwohl die Diskussion bereits sehr viel weiter gediehen ist

  • Bei ungefähr jeder zweiten E-Mail weltweit handelt es sich um Spam


Jüngeren Studien zufolge verbringt ein Angestellter tagtäglich 14% seiner Arbeitszeit mit dem Versenden und Beantworten von E-Mails. Zwar ist diese Zeit nicht vollkommen verschwendet, da ein Grossteil der per E-Mail versendeten Informationen es den betreffenden Personen tatsächlich erlaubt, in ihrer Arbeit voranzukommen. Doch wieso suchen wir nicht nach einer effizienteren Weise, um diese Informationen zu teilen? Nach einer rascheren, weniger schwerfälligen und ungezwungeren Weise, von der das gesamte Unternehmen profitiert?

Willkommen, Slack.

„Es handelt sich um eine Nachrichten- und Suchplattform, die ein einzelnes, vereinheitlichtes Archiv erstellt, das den Zugriff mittels leistungsfähiger Suche erlaubt.“ – Stewart Butterfield, CEO und Gründer von Slack

Wenn wir verkünden, dass wir bei Enigma mit E-Mails nichts mehr am Hut haben, bedeutet dies nicht, dass wir uns gar nicht mehr schreiben. Wir verwenden lediglich eine andere Technologie, die es uns erlaubt, die mit dem Austausch von Informationen verbrachte Zeit zu optimieren. Und in erster Linie, den Austausch für alle zugänglich zu machen: Slack.

Der Austausch erfolgt in Kanäle gegliedert

Einfach gesagt, lehnt sich Slack an den Kanälen des IRC-Chats an. Oder an Foren. Nachrichten werden innerhalb der frei eingerichteten Kanäle ganz nach Bedürfnissen erstellt: für ein Projekt, um über ein Thema zu sprechen oder Mahlzeiten zu organisieren, etc. So steht es jedem frei, auf Informationskanäle zuzugreifen, die ihn betreffen. Und beim Benachrichtigen sind weder der Empfänger noch der Betreff auszuwählen: Alles hängt vom jeweiligen Kanal ab! Ein neuer Teilnehmer stößt zu einem Projekt? Sein Beitritt zum Projektkanal genügt vollauf, um Zugriff auf sämtliche dazu bereits verfassten Nachrichten zu erhalten.

Die Suchmaschine läuft wie am Schnürchen

Eine Zeit lang habe ich mit Outlook gearbeitet. Und sogar mit Lotus Notes. Am schwierigsten war es, Nachrichten wiederzufinden: Suchte ich nicht im richtigen Ordner oder kannte ich den Vornahmen des Absenders nicht, war dies geradezu unmöglich (für gewöhnlich behalf ich mich dann mit meinem Telefon: CloudMagic leistet hervorragende Arbeit!) Mit Slack läuft alles wie geschmiert: Die Suchmaschine findet alles im Handumdrehen. Der Austausch wird so zu einem echten Firmengedächtnis!

Slack vernetzt sich mit einer ganzen Reihe an äußerst nützlichen Tools

Dies ist die wahre Stärke von Slack: Die Kommunikation mit anderen, vom Team benutzten Instrumenten. Sobald ein Kollege eine Kontaktinformation in unserem CRM verändert, weiß Slack darüber Bescheid. Eine Aufgabe ist in Trello als abgeschlossen markiert? Schon wird im Projektkanal eine Nachricht erstellt. Sie möchten in einem Kanal eine in Google Drive gespeicherte Datei teilen? Einfach den entsprechenden Link einfügen. Ein Hangout mit allen Projektteilnehmern starten? Tippen Sie einfach /hangout in den dazugehörigen Kanal ein. Die Überschneidungsmöglichkeiten sind schier endlos und für jedes Unternehmen sollte etwas dabei sein.

Mit Robotern sprechen

Slack kommt in Begleitung von Slackbot, einem Roboter, der uns dabei unterstützt, das Tool durch einfache Gespräche mit dem Benutzer besser beherrschen zu lernen. Doch das ist noch nicht alles: Zudem lassen sich automatische Antworten programmieren. Bei Enigma genügt es beispielsweise, nach „Romains Nummer“ zu fragen, und schon rückt Slackbot meine Mobiltelefonnummer heraus. Und selbstverständlich haben wir zahlreiche vergnügliche Besonderheiten vorgesehen, die unsere Unternehmenskultur fördern.

Hat jemand E-Mail gesagt? Nein, wir weinen dieser Technologie nicht eine Träne nach, läuft die Zusammenarbeit ohne sie doch sehr viel besser ab. Und Sie, sind Sie bereit, den ersten Schritt hin zu echter Zusammenarbeit zu wagen? Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

Sources:
http://www.statista.com/statistics/420391/spam-email-traffic-share/
http://www.entrepreneur.com/article/240076

 

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