Future of work: Enigma se passe d’email

On ne compte plus le nombre d’entreprises qui affichent fièrement le mot « collaboration » parmi leurs valeurs. Le problème, c’est que cette valeur n’est presque jamais mise en pratique. Chez Enigma, nous pensons que la collaboration n’est pas qu’une affaire d’outils. Le défi consiste en fait à mettre en place une véritable culture collaborative.

Au sein du LAB, nous avons développé des services pour aider nos clients à améliorer la collaboration au sein de leurs équipes. Ces services se basent sur notre fonctionnement: nous avons fait plusieurs expériences sur nous-mêmes, afin de vivre le changement, de surmonter les obstacles et d’obtenir des résultats. Le dernier exemple en date, c’est l’abandon de l’email, un outil dépassé et pas suffisamment collaboratif à notre goût.

Un matin de décembre 2015, notre patron Olivier est arrivé est a déclaré avec un petit sourire en coin: « en 2016, on tue l’email chez Enigma ». Les réactions ne se sont pas fait attendre: certains ont secoué la tête en murmurant: « on n’y arrivera jamais », les yeux pourtant brillants d’envie. Il y en avait d’autres interloqués: tuer l’email? Mais pourquoi? Et comment faire?

Nous sommes en mars 2016. Depuis le 4 janvier, je n’ai pas reçu un email provenant de l’équipe. A peine une ou deux copies de messages adressés par mes collègues à des clients ou des partenaires. La mission est réussie.

Pourquoi tuer l’email?

Quand l’email est arrivé dans les années 1990, c’était une révolution: toutes les informations qui passaient auparavant par écrit (courrier ou fax) pouvaient désormais être transmises sans quitter son écran! Mais au fond, le courrier électronique n’a rien changé d’autre que la distribution. Et vingt ans plus tard, les défauts de ce moyen de communication commencent à peser:

• un email ne bénéficie à personne d’autre qu’à l’expéditeur et au(x) destinataire(s)


• la distribution de copies est si facile que l’expéditeur a tendance à arroser un peu loin aux alentours, « juste au cas où »


• composer un email demande de trouver un sujet et implique des formules de politesse héritées du courrier traditionnel


• les échanges comprenant des réponses imbriquées et des signatures corporate peuvent prendre des proportions gigantesques


• il y a toujours une personne pour répondre à un ancien message alors que l’échange s’est déjà poursuivi plus loin


• environ un email sur deux dans le monde est un spam

Selon de récentes études, un employé passe 14% de sa journée de travail à envoyer et répondre à des emails. Ce temps n’est pas totalement perdu, car une bonne partie des informations qui transitent par email permet aux personnes concernés d’avancer dans leur travail. Mais pourquoi ne pas chercher une manière plus efficace de partager ces informations? Une manière plus rapide et légère, moins formelle, qui peut profiter à toute l’entreprise?

Bienvenue, Slack.

« It’s a messaging and search platform that creates a single unified archive accessible through powerful search. »

Stewart Butterfield, CEO et fondateur de Slack

Quand nous disons que nous avons tué l’email chez Enigma, cela ne veut pas dire que nous ne nous écrivons plus rien. Nous utilisons juste une autre technologie qui permet d’optimiser le temps passé à échanger des informations. Et surtout de rendre ces échanges accessibles à tous: Slack.

 

Les échanges sont répartis dans des channels

Pour faire simple, Slack s’inspire des canaux de chat IRC. Ou des forums. Les messages s’échangent au sein de channels créés librement au fil des besoins: pour un projet, pour parler d’un thème, pour organiser les repas, etc. A chacun de suivre l’activité des channels qui le concernent. Et lorsqu’on écrit un message, pas besoin de choisir des destinataires ou un sujet: tout cela dépend du channel! Un nouveau participant arrive dans un projet? Il lui suffit de rejoindre le channel du projet pour avoir accès à tout l’historique des échanges.

Le moteur de recherche fonctionne très bien

A une certaine époque de ma vie, j’ai travaillé avec Outlook. Et même avec Lotus Notes. Mon plus gros problème était de retrouver des messages: si je n’étais pas dans le bon dossier ou si je ne connaissais pas le prénom de l’expéditeur, c’était mission impossible (en fait, dans ces cas-là je passais par mon téléphone: CloudMagic est très efficace!) Avec Slack, pas de problème: le moteur de recherche vous retrouve tout en un clin d’œil. Les échanges deviennent une véritable mémoire de l’entreprise!

Slack se connecte à une foule d’outils très utiles

C’est là que Slack devient vraiment magique: il communique avec les autres outils utilisés par l’équipe. Dès qu’un collègue change une information sur un contact dans notre CRM, on le sait dans Slack. Une tâche est marquée comme terminée dans Trello? Un message est publié dans le channel du projet. Vous voulez partager dans un channel un fichier hébergé sur Google Drive? Il n’y a qu’à coller le lien. Démarrer un Hangout avec les participants du projet? Tapez simplement /hangout dans le channel correspondant. La liste des intégrations est très longue, chaque entreprise devrait y trouver son bonheur.

On peut parler à des robots

Slack est livré avec Slackbot, un robot qui nous aide à apprivoiser l’outil simplement en discutant avec l’utilisateur. Mais ça va plus loin: on peut programmer des réponses automatiques. Par exemple chez Enigma, il suffit de demander « numéro de Romain » pour que Slackbot dévoile mon numéro de portable. Et évidemment, on a prévu plein de trucs bien rigolos qui participent à notre culture d’entreprise.

L’email? Non, franchement ça ne nous manque pas. Nous collaborons bien mieux sans. Et vous, êtes-vous prêts à faire le premier pas vers une véritable collaboration? Nous nous réjouissons d’en parler avec vous!

Sources:
http://www.statista.com/statistics/420391/spam-email-traffic-share/
http://www.entrepreneur.com/article/240076