Auf Menschen bezogene Arbeitsräume

Mittels einer quantitativen Umfrage sowie eines 1-Tages-Workshops hat Enigma gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter an eine bessere und produktivere Arbeitsumgebung gesammelt und komprimiert.

Ambition

Mit über 100 Mitarbeitenden und Standorten in Bern, Zürich und Basel ist isolutions ein führender Microsoft Gold Partner in den Bereichen CRM, Collaboration und Cloud.
Das stark wachsende Unternehmen platzt an der Laupenstrasse in Bern aus allen Nähten, weshalb im Spätsommer 2017 in grössere Räumlichkeiten am Berner Bahnhof umgezogen wird. Diese Gelegenheit wollte genutzt werden, um die momentan vorhandene Arbeitsumgebung zu hinterfragen und für die Zukunft zu optimieren.

Action

Wer konnte hier besser weiterhelfen als die Mitarbeiter selbst? Enigma band sie von Anfang an in den Prozess mit ein. Hierfür wurde ein Fragebogen für eine interne Umfrage erarbeitet. In Form einer kurzen Präsentation wurden sowohl Stärken als auch Schwächen der Geschäftsleitung aufgezeigt, was wiederum die Basis für die nächsten Schritte bot.

Auf die Auswertung des Fragebogens folgte ein 1-tägiger Workshop mit dem Projektteam. Damit möglichst breit abgestützte Lösungsansätze entstehen konnten, wurde ein guter Mix aus Mitarbeitern unterschiedlicher Altersklassen aus verschiedenen Abteilungen einbezogen.

Nachdem die Teilnehmer auf der einen Seite den Traum-Arbeitsplatz aufskizzierten, wurde auf der anderen Seite der Albtraum-Arbeitsplatz dargestellt. So konnte ein erstes, grobes Bild der Vorstellungen gemacht werden. Danach galt es, die Aktivitäten eines typischen Tagesablaufs eines jeden Teilnehmers, die auch für die anderen Mitarbeiter standen, aufzuzeigen, um im Anschluss in der Gruppe die relevantesten Hauptaktivitäten herauszufiltern. Mithilfe des “better spaces” Frameworks konnten für jede Hauptaktivität unterstützende Elemente und Störfaktoren zu den Themen Räume, Objekte und Verhaltensweisen definiert werden. All diese Erkenntnisse halfen, ein genaueres Bild der Arbeitsumgebung zu erhalten, welche angestrebt wird. Ziel war es herauszufinden, welcher Mix aus Raum und Objekt optimale Arbeitsbedingungen schafft.

Mit Lego Bausteinen wurden die Teilnehmer spielerisch an die Erarbeitung von Prototypen herangeführt. Durch die Unterstützung des Service Designers und der Innenarchitekten wurden sie ermutigt, ihre Gedanken und Bedürfnisse räumlich darzustellen und mitzuteilen. Der Einsatz von Lego Bausteine ermöglichte, in relativ kurzer Zeit ein recht konkreteres Bild der Büroräumlichkeiten zu erstellen. Gezielt ausgewählte Bilder dienten dazu, die gebauten Mini-Welten mit Stimmungen zu ergänzen.

Die wesentlichen Erkenntnisse des Workshoptages wurden in Form einer Fotodokumentation aufbereitet und dem Kunden sowie dem ausführenden Innenarchiteken übergeben.

Impact

Durch die Durchführung der internen Umfrage und des Workshops konnte der Analyseteil des innenarchitektonischen Prozesses verkürzt werden. Dieses Vorgehen ermöglichte, nach dem gleichen Ziel, nämlich optimalen Arbeitsbedingungen und somit der Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, zu streben und dieses zu erreichen. Die unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse konnten nicht nur gesammelt, sondern auf eine für das weitere Vorgehen brauchbare Ebene befördert werden.