Aménagement des espaces de travail: Votre open space tue la productivité

Les espaces open space sont très attractifs. Beaucoup plus que les petits bureaux ou les petite pièces de nos parents. Pour la plupart d'entre nous, un bureau open space signifie en effet collaboration, hiérarchie à plat et productivité. Désolé de vous décevoir, mais en fait c'est un mythe. En effet, plusieurs études ont montré que les open space tuent la productivité.

Vous aurez donc besoin d'une approche différente pour créer un meilleur lieu de travail. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.

Fermez les yeux. Prenez un moment pour pesnser à un lieu de travail dynamique, créatif et collaboratif. Alors, qu’est-ce que vous voyez? Je parie que pour beaucoup d’entre vous, ce sera un open space. Pour moi aussi.

Au cours des 15 dernières années, l’open space est devenu un symbole, celui de la collaboration et des hiérarchies à plat. Il a aussi une forte dimension culturelle:  ça vous donne l’air de travailler dans une start-up. Vous avez l’impression d’être plus proche de vos collègues, d’avoir une relation plus étroite avec eux.

Data beats opinion

Tout le monde pense qu’un lieu de travail organisé en open space favorise la collaboration et l’échange d’informations. C’est une belle idée, mais est-ce que c’est la réalité?

Comme nous le disons toujours chez Enigma, « data beats opinion ». Alors, que nous disent les données? Nous avons recueilli des informations auprès de diverses études et documents. Voici ce que nous avons découvert :

  • Tous les jours, les perturbations provoquées par l’open space font perdre 86 minutes à chaque employé
  • Une disposition en open space génère une perte de productivité de 15% pour les employés
  • Les espaces ouverts réduisent de 32%  le bien-être des travailleurs

Wow. En fait, les open spaces ne sont qu’une gigantesque supercherie!

Un meilleur espace de travail au-delà des symboles

Ce que montrent ces études est simple. Les symboles ne suffisent pas à créer un meilleur lieu de travail. Or l’open space en est un. Mais ce symbole ne fonctionne pas.

Chez Enigma, nous sommes convaincus de pouvoir créer un meilleur espace de travail. Pourquoi donc? Parce que nous ne nous concentrons pas seulement sur l’espace architectural: nous exploitons également d’autres dimensions.

Une étude publiée en 2013 montre que si vous laissez plus de choix aux employés en ce qui concerne leur espace de travail, vous pouvez augmenter de 7% la concentration et l’efficacité. Vous imaginez? Votre lieu de travail reste le même, et pourtant les employés sont plus concentrés et plus efficaces de 7%. Cela représente la moitié du dommage que votre espace open space a causé à la productivité!

Sur la base de ces découvertes, nous avons créé un nouveau modèle pour aider les entreprises à créer de meilleurs espaces de travail. Nous appelons ce modèle le Better Spaces Framework.

Un meilleur espace de travail : quel “Job-to-be-done”?

Notre modèle vise à générer de nouvelles idées. Nous voulons aider les salariés à accomplir leurs objectifs et tâches spécifiques, qu’on nomme les « Jobs-to-be-done ».

Tout d’abord, on leur demande d’énumérer tous les éléments de blocage: qu’est-ce qui coince lorsqu’ils essaient d’effectuer une tâche donnée? Deuxièmement, ces bloqueurs sont organisés en trois catégories:

Deuxièmement, ces « bloqueurs » sont organisés en trois catégories:

  • Comportements: tout ce qui concerne les actions humaines
  • Espace: les éléments architecturaux comme les pièces, les murs, etc.
  • Objets: de petits objets comme les plantes, les écouteurs et ainsi de suite

Ensuite, les employés doivent générer des idées de « facilitateurs » en utilisant les mêmes catégories.

Imaginons que Laura doit passer beaucoup de temps au téléphone. Le bruit de ces appels est un bloqueur pour Bob, qui doit écrire des offres pour ses clients. Bien sûr, le travail de Bob demande de l’attention et de la concentration. Et bien sûr, le travail de Laura crée du bruit. Alors, comment résoudre ce problème? Un architecte proposerait sûrement de construire des murs entre Laura et Bob, sauf que ça prend du temps et engendre des coûts importants..

Et si on achetait un casque audio à réduction du bruit? Voilà qui pourrait aider Bob à se mettre dans une bulle de concentration aussi longtemps qu’il en a besoin. Cette solution est beaucoup plus rapide et moins coûteuse. Vous voyez? Ce n’est pas que de l’architecture.

Better Spaces Framework développé par l'Enigma Lab

Cet exemple tout simple montre que des problèmes complexes n’ont pas besoin de solutions architecturales importantes et coûteuses. Nous pouvons tout à fait apporter un véritable changement en comprenant les comportements, les nouveaux aspects culturels ou en introduisant de nouveaux objets dans l’espace de travail.

Un meilleur espace de travail: rapprocher les gens

Concevoir un meilleur espace de travail n’est pas une tâche qui peut être confiée à une seule personne.

Il doit y avoir un effort commun pour que toutes les parties prenantes soient prises en compte. Des managers juaqu’au concierge, tout le monde peut constater des problèmes d’aménagement de l’espace de travail.

Nous avons donc conçu un workshop pour vous aider. Avec notre soutien, vous allez déclencher des conversations et générer des idées novatrices pour un meilleur espace de travail. Pour en savoir plus sur notre atelier, regardez la vidéo ci-dessous ou visitez la page dédiée aux ateliers Better Spaces.