Espaces de travail centrés sur l’humain

Grâce à une enquête quantitative ainsi qu’à un workshop d’une journée, Enigma a permis à son client de rassembler et de condenser les prérequis et besoins des employés afin de créer un meilleur environnement de travail qui soit plus productif.

Ambition

isolutions est important Microsoft Gold Partner dans les secteurs CRM, Collaboration et Cloud avec des bureaux à Berne, Zurich et Bâle et plus de 100 employés.

Les bureaux actuels de cette société en pleine croissance, situés à Laupenstrasse à Berne, sont totalement saturés. C’est pourquoi isolutions va déménager dans de plus grands bureaux à la gare de Berne fin été 2017. L’entreprise a saisi cette opportunité afin de remettre en question leur environnement de travail actuel pour ensuite pouvoir l’optimiser.

Action

Qui mieux que les employés eux-mêmes pourraient apporter des solutions ? Dès le début, Enigma les a inclus dans le processus et a donc développé un questionnaire pour un sondage interne. Au cours d’une brève présentation, les différentes forces et faiblesses ont été exposées à l’équipe de direction, ce qui a fourni les bases pour les prochaines étapes.

Suite à l’évaluation des résultats du sondage, un workshop d’une journée a été réalisé avec l’équipe du projet. Des employés de différentes tranches d’âge et de divers départements ont été impliqués afin de parvenir à l’obtention d’un large éventail d’approches de solution.

Après avoir réalisé un croquis leur espace de travail rêvé, les participants ont dû dessiner leur vision d’un bureau cauchemardesque. Cela a permis d’établir une première ébauche des solutions. Enigma leur a ensuite demandé de résumer leurs activités lors d’une journée de travail type afin de déterminer les activités principales dans le groupe. Avec l’aide du système « better spaces », des facilitateurs ainsi que des déstabilisateurs ont pu être définis pour chacune des activités principales pour les catégories “comportements”, “espace” et “objets”. Tous ces éléments ont permis d’obtenir une idée plus précise de l’environnement de travail recherché. Le but était de déterminer quel mix espace-objets créaient les meilleures conditions de travail.

Les participants ont découvert le développement de prototypes en utilisant des blocs de construction Lego. Le service designer ainsi que les architectes d’intérieur les ont soutenus et les ont encouragés à exprimer leurs pensées et besoins en trois dimensions. L’utilisation des blocs Lego a permis de créer une image plus détaillée des bureaux en peu de temps. Les photos sélectionnées ont également permis de compléter la construction des mini-mondes selon différentes humeurs.

Les principales conclusions de la journée de workshop ont été résumées dans une documentation photo et ont été remises au client ainsi qu’à l’architecte d’intérieur exécutif.

Impact

Grâce au sondage interne ainsi qu’au workshop, la partie analyse du processus architectural interne a pu être raccourcie. L’approche décrite ci-dessus a permis d’atteindre l’objectif d’optimiser les conditions de travail et ainsi d’accroître la productivité des employés. Les différents besoins et exigences ont non seulement pu être collectés mais aussi amenés à un niveau permettant de les utiliser pour des actions ultérieures.